Scan to Email : Comment envoyer des scans par mail ?

Dans cet article, nous allons vous montrer plusieurs façons de scanner et d’envoyer vos documents par e-mail. Nous vous montrerons différentes techniques telles que :

• Utiliser la fonction « scan to email » de votre imprimante
• Numériser à partir de votre ordinateur
• Numériser avec votre téléphone
• Comment joindre votre document à un e-mail

Devriez-vous utiliser la fonction « Scan to Email » de votre imprimante ?

La numérisation vers l’e-mail peut sembler être un moyen rapide et efficace de numériser un document et de l’envoyer en ligne. Et c’est le cas, mais pas pour tous les documents et tous les destinataires.

L’un des principaux inconvénients de l’utilisation de la fonction « scan to email » est le risque que le document ne parvienne pas à son destinataire.

Lorsque vous utilisez la fonction « scan to email », il est plus difficile de vérifier que l’adresse électronique que vous saisissez est correcte, car vous ne recevrez peut-être pas de message d’erreur si vous l’avez mal saisie. Vous ne recevrez pas non plus d’avertissement si le destinataire a modifié son adresse électronique ou si sa boîte de réception est pleine.

Les destinataires ne peuvent pas non plus répondre à un message délivré par une imprimante, car l’adresse électronique de retour apparaîtra comme une adresse « sans réponse ». Vous pouvez rarement personnaliser votre message et vous n’obtiendrez pas de réponse des destinataires s’ils essaient de vous contacter en utilisant l’adresse électronique figurant dans le message.

Si vous souhaitez utiliser la fonction « scan to email », ne le faites que si vous pouvez confirmer personnellement que l’e-mail a atteint sa destination, et n’utilisez cette fonction que pour les documents peu importants, car ils risquent de ne pas être transmis du premier coup.

Alternative : comment envoyer un scan par mail sans la fonction scan-to-cloud

Voici quelques moyens de numériser, d’envoyer par courrier électronique et même de signer un document en ligne sans utiliser la fonction « scan to email » :

Numériser des documents sur ordinateur

Voici comment numériser votre document à l’aide de n’importe quel scanner ou imprimante multifonction :

Comment scanner sous Windows

Windows dispose d’une méthode intégrée pour numériser des documents. Vous n’avez donc pas besoin d’utiliser une autre application ou un autre logiciel pour le faire.

Voici comment procéder :

• Ouvrez le menu Démarrer
• Trouvez l’application Numériser et cliquez dessus pour l’ouvrir. Si vous ne la trouvez pas, vous pouvez la rechercher à l’aide de l’outil de recherche situé dans le coin inférieur gauche.
• Une fois l’application Scan ouverte, elle vous indiquera si votre scanner n’est pas connecté, auquel cas vous devrez vérifier que le scanner est allumé et correctement branché.
• Sélectionnez le scanner que vous allez utiliser dans la liste et le type de fichier sous lequel vous allez enregistrer vos numérisations. Si vous souhaitez simplement une image, les formats PNG et JPEG sont tous deux très courants.
• Pour lancer la numérisation, placez votre document dans le scanner, face vers le bas, puis allez dans Afficher plus > Aperçu pour avoir un premier aperçu du document.
• Vous pouvez également modifier les paramètres de l’image (tels que les modes de couleur ou d’échelle de gris et la résolution de l’image) en utilisant la fonction « Afficher plus ».
• Attendez que le scanner termine la numérisation de votre document en tant qu’aperçu et affiche le document à l’écran. Si le document est mal aligné ou mal placé, corrigez sa position dans le scanner et affichez à nouveau un aperçu.
• Une fois que vous êtes satisfait du positionnement, vous pouvez sélectionner la zone à numériser en cliquant dessus et en la faisant glisser. Une fois que vous avez sélectionné la zone à numériser, cliquez sur « Numériser ».
• Répétez ce processus pour chaque page que vous souhaitez numériser.
• Attendez que la numérisation soit prête et vous aurez numérisé votre document avec succès.

N’oubliez pas de sauvegarder votre document dans un dossier dont vous vous souviendrez. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez également l’enregistrer sur votre Bureau pour ne pas le manquer.

Comment numériser sur un Mac

Votre ordinateur Mac dispose également d’un outil préprogrammé pour utiliser votre scanner. Voici comment l’utiliser :

• Préparez vos documents.
• Ouvrez l’application Aperçu.
• Allez dans Fichier > Importer depuis un scanner, et sélectionnez votre scanner.
• Si votre scanner ne figure pas dans la liste, assurez-vous qu’il est allumé et branché.
• Vous verrez apparaître la boîte de dialogue « Importer », dans laquelle la numérisation de l’aperçu est en cours de préparation.
• Vous pouvez maintenant choisir vos options de numérisation. Si vous le souhaitez, modifiez la couleur, le type de document, la taille, l’orientation et d’autres détails.
• Cliquez sur « Numériser » pour lancer la numérisation, et l’application vous indiquera quand vous aurez entièrement numérisé votre document.
• Répétez ce processus pour chaque page que vous souhaitez numériser.

Vous avez maintenant une version numérisée de votre document. Rappelez-vous dans quel dossier vous avez enregistré votre document, ou enregistrez-le sur votre bureau pour le voir sur votre écran lorsque vous avez terminé.

Numériser des documents sur téléphone

Comment scanner sur iOS

Vous pouvez numériser votre document sans scanner en utilisant l’appareil photo intégré de l’iPhone ou de l’iPad. Voici comment procéder :

• Préparez votre document en le plaçant sur une surface plane et bien éclairée.
• Ouvrez l’application Notes sur votre iPad ou iPhone.
• Créez une nouvelle note ou sélectionnez une note préexistante pour y ajouter un document numérisé.
• Tapez sur l’icône de l’appareil photo située en bas de votre écran.
• Tapez sur « Numériser des documents ».
• Dirigez l’appareil photo vers le document que vous souhaitez numériser. Si votre appareil ne démarre pas automatiquement la numérisation, appuyez sur le bouton de capture pour commencer.
• Répétez ce processus pour chaque page.
• Votre document est maintenant numérisé et enregistré dans votre application Notes.

Vous pouvez partager vos notes via plusieurs applications ou les envoyer par e-mail.

Comment scanner sur Android

Android ne dispose pas d’une application intégrée dédiée à la numérisation de documents. Cependant, vous pouvez numériser votre document en utilisant Google Drive.

La méthode est la suivante :

• Préparez votre document en le plaçant sur une surface plane et bien éclairée.
• Ouvrez l’application Google Drive, tapez sur l’icône « + » dans le coin inférieur droit de l’écran pour créer un nouveau document, puis sélectionnez « Numériser ».
• Dirigez l’appareil photo vers votre document, alignez-le et prenez une photo.
• Vérifiez votre aperçu, en le recadrant et en ajustant les paramètres comme vous le souhaitez, ou numérisez à nouveau le document en appuyant sur « reprendre ».
• Répétez ce processus pour chaque page.

Votre document est maintenant numérisé et enregistré dans votre compte Google Drive. Vous pouvez partager votre nouveau document par le biais d’un lien ou ajouter les adresses électroniques des personnes qui y auront accès.

Envoyer les scans par mail

Utiliser son adresse e-mail

Si votre imprimante ne possède pas le scan-to-cloud, vous pouvez choisir d’utiliser votre messagerie pour envoyer un document par courrier électronique. N’oubliez pas que si vous devez signer le document, vous devrez le faire avant de l’envoyer, soit en le signant physiquement, soit en utilisant une signature électronique.

Voici comment envoyer votre document :

• Ouvrez votre compte de messagerie.
• Sélectionnez « Nouveau message » pour commencer à rédiger un nouvel e-mail.
• Dans la fenêtre du nouveau message, recherchez le symbole « ajouter une pièce jointe ». Il ressemble généralement à un trombone.
• Après avoir cliqué dessus, trouvez votre fichier, sélectionnez-le et appuyez sur « Entrée ».
• Vous pouvez également faire glisser le fichier numérisé et le déposer dans la fenêtre.
• Terminez la rédaction de votre message et ajoutez les adresses électroniques des destinataires.

Vous pouvez maintenant envoyer votre e-mail avec le fichier numérisé en pièce jointe.

Quelle est la différence entre la numérisation et la numérisation vers un e-mail ?

Lorsque vous utilisez l’option d’impression « scan to email », vous n’avez pas besoin d’utiliser un autre logiciel pour envoyer votre image numérisée. Cependant, vous ne disposez pas de toutes les fonctionnalités de l’envoi d’un e-mail, comme l’ajout d’un message, la vérification de l’arrivée de l’e-mail et la modification de votre image avant son envoi.

La numérisation vers l’e-mail est-elle sécurisée ?

Pas nécessairement. Lorsque vous utilisez la fonction « scan to email », vous ne pouvez pas être certain que l’e-mail a été envoyé correctement, sauf si vous avez vous-même accès à l’adresse e-mail.

En outre, les imprimantes multifonctions envoient par défaut des e-mails en texte clair. Ceux-ci peuvent être interceptés par des tiers qui sont également connectés au même réseau WiFi que votre imprimante.

C’est pourquoi vous ne devez utiliser la fonction « scan to email » de votre imprimante que pour des documents non confidentiels dont vous pouvez vérifier personnellement qu’ils ont été envoyés correctement.

Conclusion

Comme nous l’avons vu, il existe de multiples façons de numériser vos documents. Des imprimantes multifonctions à votre iPhone et votre téléphone Android, vous pouvez numériser et envoyer vos documents en ligne, où que vous soyez. Vous aurez donc plusieurs choix et possibilités selon votre imprimante et les scans que vous avez besoin d’effectuer.